Ciò che controlli, ciò che influenzi, ciò che non dipende da te. Tre cerchi per dare un posto all’ansia negli eventi, e trasformarla in risk register e piano B.
Qualche giorno fa, scrollando Instagram, mi sono fermata su un carosello di Nicoletta Cinotti. La seguo da tempo, ho letto i suoi libri e la trovo una guida utile. Scrive di consapevolezza, di come stare dentro le cose, di meditazione. Si occupa di bioenergetica e mindfulness. Non scrive di eventi, né di project management.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row] Eppure, grafica dopo grafica, mi sono resa conto di quanto ciò che raccontava si legasse fortemente al lavoro che spesso devo fare. Occupandosi lei di mindfulness ed io di project management, ho provato un piacere puro nel sentire quanto queste due dimensioni siano vicine. Ti racconto perché.
Una delle prime slide ti chiede di tornare all’ultima notte in cui non hai dormito, e a cosa stavi ripassando.
A me, invece che la notte più recente, sono venute in mente le tante notti all’inizio della mia carriera. Nei miei primi anni di Coppa del Mondo di Sci in Val Gardena, tenevo, infatti, un taccuino sul comodino, pronto all’uso. Se mi svegliavo di notte (e a ridosso dell’evento capitava!) scaricavo là dentro la mia ansia: la cosa che forse non avevo controllato, il piano da rivedere, la telefonata da fare subito la mattina, il dettaglio che mi sembrava sfuggito e di notte improvvisamente appariva, gigante. Scrivere mi calmava abbastanza da riaddormentarmi.
Quel taccuino è sparito da anni. L’ansia no, non del tutto, e chi fa eventi lo sa. Ma ho imparato a darle un posto.
Il modello che propone Nicoletta Cinotti è semplice. Tre cerchi uno dentro l’altro: ciò che controlli, ciò che influenzi, ciò che non dipende da te.
Chiude il suo post con una frase che andrebbe letta e riletta: “L’ansia si concentra dove non puoi nulla.”
La riscrivo:
L’ansia si concentra dove non puoi più nulla.
Negli eventi quel terzo cerchio, quello di ciò che non dipende da noi, è enorme. C’è una data che non si sposta. C’è una macchina che deve partire, e basta un elemento bloccante per fermarla. Negli sport invernali basta la neve, o l’assenza di neve. Ma sono tante altre cose che NON possiamo controllare: il fornitore, la decisione di qualcun altro che arriva (o che non arriva), il blocco stradale, un’epidemia (!), un contributo che non arriva, un partner che cambia idea all’ultimo, un incidente nel campo di gara, o un incidente tra gli spettatori. Imprevisti! E talvolta pure l’imprevedibile: come quando un capriolo era entrato in pista mentre scendeva Kristina Ghedina, campione di sci italiano.
Chi organizza eventi e li vive, vive di incertezza, amplificata.
L’incertezza non è un incidente di percorso: è il materiale con cui lavoriamo.
Ed è qui che consapevolezza ed event management, che sembrano due mondi lontani, si incontrano davvero.
Verso la fine del post c’è un esercizio pensato per noi come persone, non come event manager. Nicoletta ci invita a scrivere le preoccupazioni che abbiamo in testa e accanto a ciascuna segnare se la controlliamo, la influenziamo o se non dipende da noi.
Ecco. Chi organizza eventi fa esattamente questo (o dovrebbe farlo!) solo che lo chiama registro dei rischi, il risk register. È una lista ragionata di tutto ciò che può succedere e che non è del tutto nelle nostre mani.
Il primo effetto è quasi terapeutico: mette al riparo l’ansia. La toglie dalla testa, la mette in fila in un file e ti restituisce piani, azioni per il resto. È il mio taccuino sul comodino, ma compilato di giorno, con metodo, e condiviso con il team.
Nella versione essenziale si costruisce così:
Descrizione del rischio
Poche parole e chiare per comprendere subito di cosa stiamo parlando: dal titolo alla descrizione, senza ambiguità.
Cause
Quali sono i fattori che lo possono causare: questo è fondamentale per definire il piano di mitigazione.
Conseguenze
Cosa accade se il rischio diventa realtà? cosa impatta. Qui è richiesto uno sguardo ampio su tutti gli effetti diretti e indiretti.
Punteggio
Va fatto un calcolo incrociato tra probabilità e impatto. Quanto è probabile? Poco o moltissimo? E che impatto ha? Lieve o catastrofico?
Piano di mitigazione
Cosa possiamo fare per evitarlo, per fare tutto il possibile affinché, anche se molto probabile, non accada o – se accadesse – con impatto limitato?
Piano di contingency
E se alla fine accadesse? Quale piano B possono prevedere. Cosa posso fare affinché l’evento non ne venga pregiudicato in modo troppo negativo?
Le ultime due colonne sono il cuore. E corrispondono, guarda caso, al secondo e al terzo cerchio.
Prima una trappola: scendere nel microdettaglio.
La carta igienica nei bagni della VIP Lounge – dove sono ospitati presidenti e assessori – che potrebbe mancare nei bagni? E’ successo a noi, perché nessuno ne era realmente responsabile. Ci ha messo ansia? Sì, tanta. Ma questo è cerchio 1: dipende da te, da una checklist, da un giro di controllo.
Va nel piano operativo, non nel registro dei rischi.
Nel registro va ciò che emerge, proprio mentre lavori ai piani operativi, come probabile e non del tutto controllabile.
Nicoletta Cinotti descrive il secondo cerchio con un’immagine che ho trovato bellissima: ”qui puoi mettere i semi, ma il raccolto non lo decidi tu.”
È esattamente il piano di mitigazione. Una procedura scritta bene. Un contratto costruito in un certo modo. Persone in più pronte a intervenire. Relazioni coltivate nel tempo perché certe cose non accadano. Un programma di formazione dello staff per responsabilizzarlo.
Non hai garanzie che non accada nulla, ma stai lavorando in modo da abbassare al massimo la possibilità che accada.
E poi c’è quello che succede lo stesso. Hai fatto tutto il possibile, ed è successo comunque. Qui serve il piano di contingency, che è semplicemente il piano B.
Un esempio dalla neve e dalle gare di Coppa del Mondo di Sci: il rischio di nevicate eccezionali è altamente probabile. La mitigazione, cioè il cerchio 2, è un piano di emergenza con squadre di spalatori a chiamata, secondo una chiara procedura.
Ma se poi quel giorno nevica così tanto che nemmeno gli spalatori aggiuntivi possono salvare la pista e lo stadio d’arrivo è pieno di cumuli e magari la visibilità è pessima e la sicurezza degli atleti è a rischio siamo in piano cerchio 3. Non posso controllarlo.
Il piano B risponde a una sola domanda: cosa faccio, concretamente, se succede davvero? Sposto la gara di qualche ora o al giorno dopo. E nel peggiore dei casi la cancello (ma per questo, a parte la tristezza di vederla annullata, io sono coperta perché mi sono preparata con una copertura assicurativa che mi protegge dal danno economico).
La contingency è data da un margine di possibile recupero della gara in altra data e dalla copertura assicurativa.
Il post di Nicoletta Cinotti si chiude con un’idea: è negli altri due cerchi che si vive davvero. Dal mio lato aggiungerei questo: il terzo cerchio fa meno paura quando l’hai già guardato in faccia. Quando lo hai descritto su un file e ti sei (realmente e concretamente) preparato al peggio.
Il registro dei rischi non mette al sicuro un evento al 100%, e nessuno strumento lo fa. Ma ti toglie da quel posto in cui si perde lucidità e si perde il sonno.
Sapere che hai previsto quella cosa, come mitigarla e come gestirla se arriva cambia il modo in cui ci arrivi.
C’è il titolo di un libro di Marie Forleo, che rassicura quando ti trovi dentro il 3. cerchio, quando il rischio diventa realtà: a tutto c’è soluzione.
Anche quando, con la bufera di neve, la soluzione è annullare la gara. Anche quella è una soluzione.
Consapevolezza di sé e consapevolezza dei processi: è qualcosa che ho imparato strada facendo. Non c’è dubbio che lavorare negli eventi, che vanno in diretta, in contesti ad alta pressione, imparare a gestire l’ansia è fondamentale. Ma non solo: è irresponsabile non mettere nero su bianco in modo strutturato tutto ciò che potrebbe accadere e che non possiamo controllare direttamente.
Perché andare in ansia quando non siamo in grado di lavorare su noi stessi è umano e possiamo imparare a farlo. Ma andare in ansia perché nella pianificazione ci siamo occupati solo del cerchio 1 e 2, è l’effetto catastrofico dell’aver mancato un tassello fondamentale della pianificazione.
Photo Credit: Adi Adibulescu / Unsplash