Mi piace iniziare questa specie di vocabolario dell’event management (una serie di parole che si intrecciano con il mio lavoro e che aiutano a disegnare una mappa per gli event designer) partendo proprio dalla parola attesa.
Gli eventi vivono di attesa. E l’attesa va gestita in modo sapiente.
John Maeda, autore di un libro bellissimo sul design (Le leggi della semplicità), scrive che l’attesa crea frustrazione.
Restiamo sospesi aspettando che qualcosa accada e non vediamo l’ora di essere già lì al verificarsi della cosa. Di fronte al download di un file, ad esempio, se non compare una sorta di indicatore di attività del computer, il nervosismo si impossessa di noi perché abbiamo l’impressione che nulla stia accadendo. Per questo sono state introdotte le barre di progressione che indicano lo stato di avanzamento del download.
Il tempo speso non cambia, ma la percezione, se veniamo informati, è diversa.
A come attesa
Negli eventi l’attesa è più complessa e spesso – il contrario di una frustrazione – è Vorfreude, una gioia anticipata.
Se da un lato vorremmo accorciare il tempo e trovarci subito dentro il luogo dell’evento, dall’altro godiamo pure dell’emozione crescente spesso ben costruita da una narrazione del “conto alla rovescia”. Reportage sugli atleti, se gli eventi sono sportivi, immagini dallo stadio, spot pubblicitari, la febbre sui social: sono queste le azioni che rendono vibrante l’attesa. Per giornalisti, appassionati e tifosi il toto-vincitori diventa una surrogato della “barra di progressione” che crea un’illusione: quella di essere già a bordo campo.
Non è allora vero che l’attesa è sempre frustrazione.
Certamente non lo è per chi sta dietro le quinte di un evento, dove l’attesa, cioè lo spazio temporale tra l’adesso e l’inaugurazione, diviene pianificazione, lavoro, attività. E al contrario dell’attesa passiva, che vuole anticipare i tempi, qui molto spesso si vorrebbe dilatare il tempo, rallentare gli orologi per la paura di non essere pronti al fischio d’inizio.
Gli habitué dell’organizzazione di eventi conoscono bene le contrazioni adrenaliniche del tempo. Si lavora con ritmo tranquillo, regolare, addirittura rilassato, e poi all’improvviso tutto avviene contemporaneamente fino al taglio del nastro e durante tutta la durata dell’evento. È come se si agisse mettendo in fila dapprima un mattoncino dopo l’altro e a un certo punto, improvvisamente, si fosse spinti da un’onda a impilare i mattoncini uno sopra l’altro e nello stesso istante senza pause, senza fine.
Gestire l'attesa lavorando
L’attesa, anche quella dell’organizzatore, va dunque “manipolata”, nel senso che va gestita lavorando seriamente e secondo una road map rigorosa.
La barra di progressione nel management degli eventi sportivi è data da un’attività costante e coerente.
De-briefing sistematico e “tridimensionale”
Dal riscontro economico alle falle operative tutto deve essere passato al setaccio (quando l’evento è ricorrente).
Pianificazione strategica
Con i risultati di debriefing alla mano e una valutazione di eventuali modifiche del contesto, si definiscono le priorità e gli obiettivi per l’edizione successiva.
Fattibilità
Verifica operativa ed economica della pianificazione.
Implementazione
Accensione dei motori: la squadra inizia a crescere, le infrastrutture prendono forma, la macchina si muove.
Evento
Fine dell’attesa: si va in scena!
Calendarizzare l'attesa
Ora nessuno può negare, ovviamente, che questi passaggi siano importanti.
La parte più delicata, oltre al contenuto sostanziale che si deve creare, consiste, non tanto nel fare queste cose, ma nel rispettare le fasi.
Queste vanno, infatti, calendarizzate e chi guida l’organizzazione ha il compito di farle rispettare.
Parlare di strategia prima di aver analizzato cosa è accaduto o prima di aver definito lo scopo, significa per certo prendere strade sbagliate e belle cantonate. Implementare prima di uno studio di fattibilità comporta il rischio di ritrovarsi in un imbuto, privi di risorse.
Naturalmente le fasi non devono essere blindate con una scadenza rigida. L’una entra nell’altra, spesso si accavallano, a seconda della dimensione dell’evento, ma vanno comunque previste in questo ordine.
Nel grafico che segue ipotizzo un evento ricorrente che va in scena ogni anno a dicembre. In taluni casi le analisi possono prendere più tempo e magari la strategia si può contrarre in meno di un mese se l’evento è un classico da molti anni. Talvolta, invece, l’implementazione richiede meno tempo e allora si può dedicare più tempo a progettare dettagli. Insomma, lo schema non va interpretato in modo rigido e va adattato ai tipi di eventi. Certamente però, a prescindere dalla dilatazione nel tempo delle diverse fasi, una segue l’altra e l’ordine coerente va rispettato.
Il mindset dell'event manager nell'attesa
La persona, (tu, event manager) che gestisce queste diverse fasi dovrebbe mettere in campo abilità diverse.
Prima fra tutte direi la pazienza.
Non aver fretta di implementare subito o di progettare prima di conoscere sembra facile, ma la tentazione di lanciarsi subito è in agguato, sempre. Seguire una road map strutturata però ripagherà il lavoro con risultati che saranno solidi.
Ciò che invece si può fare, è mettere in campo le proprie capacità, le soft skills, che si adattano ai compiti e agli obiettivi delle diverse fasi. E in certi casi, cogliere l’occasione per affinarle.
De-briefing sistematico
Serve un un mindset esplorativo e aperto. L’orgoglio va messo da parte.
La parola chiave è curiosità.
Pianificazione strategica
É il momento della solidità e della creatività dove ascolto e mediazione tra le diverse parti del team diventa centrale.
La parole chiave è concentrazione.
Fattibilità
Qui è richiesto rigore, creatività di nuovo, e accettazione (se la tua bellissima idea non può andare in porto, devi fartene una ragione e aspettare un’altra edizione o un altro evento).
La parola chiave è obiettività.
Implementazione
La macchina si muove, il ritmo cresce quindi non si deve solo fare e agire, ma si deve anche fin da subito attivare il risparmio energetico. Arrivare esausti all’evento può essere molto pericoloso.
La parola chiave è disciplina.
Evento
Fine dell’attesa, inizia la danza, e qui, vabbè servono energia, focus, team work, curiosità, velocità, e possibilmente anche gioia, perché in fondo è per tutto questo che si è lavorato sodo.
La parola chiave è elasticità.
Risorse aggiuntive a questo articolo
Photo Credit: l’immagine del titolo è tratta da una mia visita alla mostra di Martin Parr, Match Point.